der Adlatus AG Real Estate Partners
Version vom 24. August 2023

Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Die Adlatus AG Real Estate Partners (nachstehend auch «wir», «uns») ist eine Immobiliendienstleisterin mit Sitz in Köniz. Im Rahmen unserer geschäftlichen Tätigkeiten beschaffen und bearbeiten wir Personendaten, insbesondere Personendaten über unsere Kundschaft, verbundene Personen, Geschäftspartner, Lieferanten und Dienstleister, Branchenverbände, Besucher unserer Website, Teilnehmende an Veranstaltungen, Empfänger von Newslettern und weitere Stellen beziehungsweise jeweils deren Kontaktpersonen und Mitarbeitende (nachstehend auch "Sie"). Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

In dieser Datenschutzerklärung informieren wir über diese Datenbearbeitungen. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen oder allgemeine Geschäftsbedingungen und ähnliche Dokumente spezifische Sachverhalte.

Wenn Sie uns Daten über andere Personen (zum Beispiel Familienmitglieder, Vertreter, Mitarbeitende oder sonstige verbundene Personen) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind, soweit eine rechtliche Informationspflicht gilt (zum Beispiel indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).


Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die Adlatus AG Real Estate Partners, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen:

Adlatus AG
Hohle Gasse 4
3097 Liebefeld
Schweiz
info@adlatusag.ch


Zu welchen Zwecken bearbeiten wir welche Ihrer Daten?

Wenn Sie unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, unsere Website besuchen oder sonst mit uns zu tun haben, beschaffen und bearbeiten wir verschiedene Kategorien Ihrer Personendaten. Dazu gehören unter anderem:

Name, Kontaktdaten (Adresse, Telefon), Geschlecht, Wohnung, Beruf, Zivilstand, Geburtsdatum, Nationalität, Status Ausländerausweis, derzeitiger Vermieter, Erwerbsstatus, Einkommen, Arbeitgeber und Kontaktdaten, Betreibungsregisterauszug, Informationen Wohnsituation, Bankverbindung, Mietzinshöhe, Name Mitbewohner, Kontaktdaten Partner mit Solidarhaftung, Details aus der Kommunikation mit Ihnen.

Grundsätzlich können wir diese Daten insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen und sonst bearbeiten:

Kommunikation: Wir bearbeiten Personendaten, damit wir mit Ihnen sowie mit Dritten, wie Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten und Dienstleistern, über Telefon, E-Mail, brieflich oder anderweitig kommunizieren können (zum Beispiel zur Beantwortung von Anfragen sowie im Rahmen der Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung). Hierzu gehört auch, dass wir unseren Kunden, Vertragspartnern und sonstigen interessierten Personen Informationen über Veranstaltungen, Neuigkeiten über uns oder Ähnliches zukommen lassen können. Das kann zum Beispiel in Form von Newslettern und anderen regelmässigen Kontakten (elektronisch, per Post, telefonisch) erfolgen. Sie können solche Kommunikation jederzeit ablehnen beziehungsweise eine Einwilligung in solche Kommunikation verweigern oder widerrufen. Hierfür bearbeiten wir insbesondere die Inhalte der Kommunikation, Ihre Kontaktdaten sowie die Randdaten der Kommunikation.

Anbahnung und Abschluss von Verträgen: Im Hinblick auf den Abschluss eines Vertrags, wie insbesondere eines Vertrags zur Begründung eines Mandatsverhältnisses mit Ihnen oder Ihrem Auftrag- oder Arbeitgeber können wir insbesondere Ihren Namen, Kontaktdaten, Vollmachten, Einwilligungserklärungen, Informationen über Dritte (zum Beispiel Kontaktpersonen), Vertragsinhalte, Bonitätsdaten sowie alle weiteren Daten beschaffen und sonst bearbeiten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir aus öffentlichen Quellen oder von Dritten erheben (zum Beispiel Handelsregister, Grundbuch, Betreibungsregister, Medien, Internet).

Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, damit wir unsere vertraglichen Pflichten gegenüber unseren Kunden und anderen Vertragspartnern (zum Beispiel Lieferanten, Dienstleister) einhalten und insbesondere die vertraglichen Leistungen erbringen und einfordern können. Dazu gehören auch die Datenbearbeitung zur Mandatsführung (zum Beispiel Liegenschaftsbewirtschaftung) sowie die Datenbearbeitung zur Durchsetzung von Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.), die Buchführung und die öffentliche Kommunikation. Hierfür bearbeiten wir insbesondere die Daten, welche wir im Rahmen der Anbahnung, des Abschlusses und der Abwicklung des Vertrags erhalten oder erhoben haben, sowie Daten, die wir im Rahmen unserer vertraglichen Leistungen erstellen oder die wir aus öffentlichen Quellen oder von sonstigen Dritten (zum Beispiel Notare, Banken, Versicherungen, Gerichte, Behörde, Medien, Internet) erheben. Zu diesen Daten können insbesondere Gesprächsprotokolle, Notizen, interne und externe Korrespondenz, Vertragsdokumente, Dokumente, die wir im Rahmen unserer Betriebstätigkeit erstellen und erhalten (zum Beispiel Mieterspiegel), weitere mandatsbezogene Informationen, Leistungsnachweise, Rechnungen sowie Finanz- und Zahlungsinformationen gehören.

Betrieb unserer Website: Um unsere Website sicher und stabil betreiben zu können, erheben wir technische Daten, wie zum Beispiel IP-Adresse, Angaben über das Betriebssystem und Einstellungen Ihres Endgeräts, die Region, den Zeitpunkt und die Art der Nutzung. Zudem verwenden wir Cookies und ähnliche Technologien. Um unsere Website laufend zu verbessern, erheben wir Daten über Ihr Verhalten und Ihre Präferenzen, indem wir beispielsweise analysieren, wie Sie durch unsere Website navigieren und wie Sie mit unseren Social Media-Profilen interagieren.

Sicherheitszwecke sowie Zugangskontrollen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um die angemessene Sicherheit unserer IT und unserer sonstigen Infrastruktur (zum Beispiel Gebäude) zu gewährleisten und laufend zu verbessern. Hierzu gehören zum Beispiel die Überwachung und die Kontrolle von elektronischen Zugriffen auf unsere IT-Systeme sowie von physischen Zugängen zu unseren Räumlichkeiten, Analysen und Tests unserer IT-Infrastrukturen, System- und Fehlerprüfungen und die Erstellung von Sicherheitskopien. Zu Dokumentations- und Sicherheitszwecken (präventiv und zur Aufklärung von Vorfällen) führen wir in Bezug auf unsere Räumlichkeiten auch Zutrittsprotokolle beziehungsweise Besucherlisten und setzen Überwachungssysteme (zum Beispiel Sicherheitskameras) ein. Auf Überwachungssysteme weisen wir Sie an den betreffenden Standorten durch entsprechende Schilder hin.

Einhaltung von Gesetzen, Weisungen, Empfehlungen und Regularien: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten zur Einhaltung der geltenden Gesetze (zum Beispiel steuerrechtliche Pflichten), Zertifizierungen, Branchenstandards.

Risikomanagement und Unternehmensführung: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten im Rahmen des Risikomanagements (zum Beispiel zum Schutz vor deliktischen Aktivitäten) und der Unternehmensführung. Dies beinhaltet unter anderem unsere Betriebsorganisation (zum Beispiel Ressourcenplanung) und Unternehmensentwicklung (zum Beispiel An- und Verkauf von Betriebsteilen oder Unternehmen).

Bewerbung: Wenn Sie sich bei uns für eine Arbeitsstelle oder als Mieter bewerben, beschaffen und bearbeiten wir die entsprechenden Daten zum Zweck der Prüfung der Bewerbung, der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und bei erfolgreichen Bewerbungen für die Vorbereitung und den Abschluss eines entsprechenden Vertrags. Dazu bearbeiten wir neben Ihren Kontaktdaten und den Angaben aus der entsprechenden Kommunikation insbesondere auch die in Ihren Bewerbungsunterlagen enthaltenen Daten und die Daten, wie wir zusätzlich über Sie beschaffen können, beispielsweise aus berufsbezogenen sozialen Netzwerken, dem Internet, den Medien und aus Referenzen, falls Sie einwilligen, dass wir Referenzen einholen.

Weitere Zwecke: Zu weiteren Zwecken gehören zum Beispiel Schulungs- und Ausbildungszwecke sowie administrative Zwecke (zum Beispiel die Buchhaltung). Ausserdem können wir Personendaten für die Organisation, die Durchführung und die Nachbereitung von Anlässen bearbeiten, wie insbesondere Teilnehmerlisten. Auch die Wahrung weiterer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die sich nicht abschliessend nennen lassen.


Woher stammen die Daten?

Von Ihnen: Den Grossteil der von uns bearbeiteten Daten geben Sie uns selbst bekannt (zum Beispiel im Zusammenhang mit unseren Dienstleistungen, der Nutzung unserer Website oder der Kommunikation mit uns).

Von Dritten: Wir können auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (zum Beispiel Betreibungsregister, Grundbuch, Handelsregister, Medien, Internet inklusive Social Media) entnehmen oder erhalten diese von (i) Behörden, (ii) Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, der mit uns entweder in einer geschäftlichen Beziehung steht oder anderweitig zu tun hat, sowie von (iii) sonstigen Dritten (zum Beispiel Kunden, Notare, Banken, Versicherungen, Referenzpersonen).


Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Im Zusammenhang mit den in Ziffer 3 aufgeführten Zwecken übermitteln wir Ihre Personendaten insbesondere an die nachfolgend aufgeführten Kategorien von Empfängern:

Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern zusammen, die (i) in unserem Auftrag, (ii) in gemeinsamer Verantwortung mit uns oder (iii) in eigener Verantwortung Daten bearbeiten, die sie von uns erhalten oder für uns erhoben haben. Zu diesen Dienstleistern gehören zum Beispiel IT-Provider, Banken, Versicherungen, Notariate, Advokaturen, Inkassofirmen oder Beratungsunternehmen. Wir vereinbaren mit diesen Dritten in der Regel Verträge über die Nutzung und den Schutz der Personendaten.

Kunden und andere Vertragspartner: Gemeint sind zunächst Kunden und andere Vertragspartner von uns, bei welchen sich eine Übermittlung Ihrer Daten aus dem Vertrag ergibt (zum Beispiel, weil Sie für einen Vertragspartner tätig sind oder er Leistungen für Sie erbringt). Zu dieser Kategorie von Empfängern gehören auch Stellen, mit denen wir kooperieren wie beispielsweise die BSC Young Boys AG und/oder die Immo Friedli AG («YB Immo»). Die Empfänger bearbeiten die Daten grundsätzlich in eigener Verantwortlichkeit.

Behörden und Gerichte: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weitergeben, wenn dies für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten und insbesondere zur Mandatsführung notwendig ist, oder wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Diese Empfänger bearbeiten die Daten in eigener Verantwortlichkeit.

Weitere Personen: Gemeint sind andere Fälle, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziffer 3 ergibt. Das betrifft zum Beispiel von Ihnen angegebene Lieferadressaten oder Zahlungsempfänger, Dritte im Rahmen von Vertretungsverhältnissen (zum Beispiel Ihr Anwalt, Ihr Notar, Ihre Bank oder Ihre Versicherung) oder an Behörden- oder Gerichtsverfahren beteiligte Personen. Wenn wir mit Medien zusammenarbeiten und diesen Material übermitteln (zum Beispiel Fotos), können Sie ebenfalls davon betroffen sein. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir Geschäfte, Betriebsteile oder Vermögenswerte verkaufen oder erwerben oder Partnerschaften eingehen, was auch die Bekanntgabe von Daten (auch von Ihnen, zum Beispiel als Kunde oder Lieferant oder als deren Vertreter) an die an diesen Transaktionen beteiligten Personen zur Folge haben kann. Im Rahmen der Kommunikation mit unseren Mitbewerbern, Branchenorganisationen, Verbänden und dergleichen kann es ebenfalls zum Austausch von Daten kommen, die Sie betreffen.

Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (zum Beispiel IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (zum Beispiel Behörden, Banken, Versicherungen etc.).

Wir ermöglichen auch bestimmten Dritten, auf unserer Website und bei Anlässen von uns ihrerseits Personendaten von Ihnen auch in eigener Verantwortung zu erheben (zum Beispiel Medienfotografen, Anbieter von Tools, die wir auf unserer Website eingebunden haben etc.). Soweit wir nicht in entscheidender Weise an diesen Datenerhebungen beteiligt sind, sind diese Dritten alleine dafür verantwortlich. Bei Anliegen und zur Geltendmachung Ihrer Datenschutzrechte wenden Sie sich bitte direkt an diese Dritten.


Gelangen Ihre Personendaten auch ins Ausland?

Wir bearbeiten und speichern Personendaten grundsätzlich nur in der Schweiz. Je nach Fall – beispielsweise über Unterauftragsbearbeiter unserer Dienstleister – können Ihre Personendaten in jedes Land der Welt gelangen.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzniveaus (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission inklusive den für die Schweiz notwendigen Ergänzungen), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt. Auch können wir Personendaten in ein Land ohne angemessenen Datenschutz bekanntgeben, ohne dafür einen eigenen Vertrag zu schliessen, wenn wir uns hierfür auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn die Abwicklung eines Vertrags, der in Ihrem Interesse ist, eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben, oder die Einholung Ihrer Einwilligung innerhalb angemessener Frist nicht möglich ist und die Bekanntgabe notwendig ist, um Ihr Leben oder Ihre körperliche Unversehrtheit oder diejenige eines Dritten zu schützen, oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.


Welche Rechte haben Sie?

Sie haben im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte. Sie können insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen, unrichtige Personendaten korrigieren lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen.

Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich an uns; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziffer 2. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (zum Beispiel mit einer Ausweiskopie).

Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (zum Beispiel zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen oder aufgrund einer beruflichen Schweigepflicht). Wir behalten uns vor, Kopien aus datenschutzrechtlichen Gründen oder Gründen der Geheimhaltung zu schwärzen oder nur auszugsweise zu liefern.


Wie werden auf unserer Website Cookies, ähnliche Technologien und Social Media-Plug-ins eingesetzt?

Bei der Nutzung unserer Website fallen Daten an, die in Protokollen gespeichert werden (insbesondere technische Daten). Zudem können wir Cookies und ähnliche Techniken einsetzen, um Website-Besucher wiederzuerkennen, ihr Verhalten auszuwerten und Präferenzen zu erkennen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass dieser Cookies automatisch ablehnt, akzeptiert oder löscht. Sie können auch Cookies im Einzelfall deaktivieren oder löschen.

Sowohl die von uns erhobenen technischen Daten als auch Cookies enthalten in der Regel keine Personendaten. Allerdings können Personendaten, die wir oder von uns beauftragte Drittanbieter von Ihnen speichern (zum Beispiel, wenn Sie ein Benutzerkonto bei diesen Anbietern haben), mit den technischen Daten beziehungsweise mit den in Cookies gespeicherten und aus ihnen gewonnenen Informationen und damit möglicherweise mit Ihrer Person verknüpft werden.

Wir nutzen auch Social Media-Plug-Ins, das sind kleine Softwarebausteine, die eine Verbindung zwischen Ihrem Besuch auf unserer Website und einem Drittanbieter herstellen. Das Social Media-Plug-in teilt dem Drittanbieter mit, dass Sie unsere Website besucht haben, und kann dem Drittanbieter Cookies übermitteln, die dieser zuvor auf Ihrem Webbrowser platziert hat. Weitere Informationen darüber, wie diese Drittanbieter Ihre über ihre Social Media-Plug-ins gesammelten Personendaten verwenden, finden Sie in ihren jeweiligen Datenschutzerklärungen.

Daneben nutzen wir Dienste von Drittanbietern (welche ihrerseits Cookies einsetzen können) auf unserer Website, insbesondere um die Funktionalität oder den Inhalt unserer Website zu verbessern (zum Beispiel Integration von Videos oder Karten) und Statistiken zu erstellen.

Derzeit können wir insbesondere Angebote der folgenden Dienstleister und Werbepartner verwenden, wobei ihre Kontaktdaten und weitere Informationen zu den einzelnen Datenbearbeitungen in der jeweiligen Datenschutzerklärung abrufbar ist:

Google Analytics
Anbieter: Google Irland
Datenschutzhinweise: https://support.google.com/analytics/answer/6004245
Informationen für Google-Konten: https://policies.google.com/technologies/partner-sites?hl=de

Wix Pro Gallery / Wix Blog / Wix Forms & Payments /Wix Analytics
Anbieter: Wix Online Platforms Limited, 1 Grant’s Row, Dublin 2 D02HX96, 
Ireland
Datenschutzhinweise: https://de.wix.com/about/privacy

Einige der von uns eingesetzten Drittanbieter befinden sich möglicherweise ausserhalb der Schweiz. Informationen zur Datenbekanntgabe ins Ausland finden Sie unter Ziffer 6. In datenschutzrechtlicher Hinsicht sind sie teilweise nur Auftragsbearbeiter von uns und teilweise verantwortliche Stellen. Weitere Hinweise hierzu enthalten die Datenschutzerklärungen.


Wie bearbeiten wir Personendaten auf unseren Seiten in sozialen Netzwerken?

Wir betreiben auf sozialen Netzwerken und anderen von Dritten betriebenen Plattformen Seiten und sonstige Online-Präsenzen und bearbeiten in diesem Zusammenhang Daten über Sie. Dabei erhalten wir Daten von Ihnen (zum Beispiel, wenn Sie mit uns kommunizieren oder unsere Inhalte kommentieren) und von den Plattformen (zum Beispiel Statistiken). Die Anbieter der Plattformen können Ihre Nutzung analysieren und diese Daten zusammen mit anderen Daten, die ihnen über Sie vorliegen, bearbeiten. Sie bearbeiten diese Daten auch für ihre eigenen Zwecke (zum Beispiel zu Marketing- und Marktforschungszwecken und zur Verwaltung ihrer Plattformen) und handeln zu diesem Zweck als eigene Verantwortliche. Weitere Informationen zur Bearbeitung durch die Plattformbetreiber entnehmen Sie bitte den Datenschutzerklärungen der jeweiligen Plattformen.

Wir nutzen derzeit die folgenden Plattformen, wobei die Identität und Kontaktdaten des Plattformbetreibers jeweils in der Datenschutzerklärung abrufbar sind:

Instagram (www.instagram.com)
Datenschutzerklärung: https://privacycenter.instagram.com/policy

Youtube (www.youtube.com)
Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy?hl=de

LinkedIn (www.linkedin.com)
Datenschutzerklärung: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy

Wir sind berechtigt, aber nicht verpflichtet, Fremdinhalte vor oder nach ihrer Veröffentlichung auf unseren Online-Präsenzen zu überprüfen, Inhalte ohne Ankündigung zu löschen und sie gegebenenfalls dem Anbieter der betreffenden Plattform zu melden.

Einige der Plattformbetreiber befinden sich möglicherweise ausserhalb des Schweiz. Informationen zur Datenbekanntgabe ins Ausland finden Sie unter Ziffer 6.


Wie lange bearbeiten wir Personendaten respektive bewahren wir diese auf?

Wir bearbeiten Ihre Daten grundsätzlich so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke (Ziffer 3), die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen, insbesondere zu Dokumentations- und Beweiszwecken, es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (zum Beispiel im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen). Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten oder technische Gründe entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten grundsätzlich nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe und in Einklang mit unserer Aufbewahrungsrichtlinie.


Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.